Електронна трудова книжка – зручний та доступний сервіс від Пенсійного фонду України.
Сервіс дозволяє подавати через вебпортал електронних послуг Фонду (portal.pfu.gov.ua) підписані кваліфікованим електронним підписом скановані копії паперових трудових книжок, інших документів, які підтверджують трудову діяльність працівника.
Впровадження електронної трудової книжки є передумовою для подальшої реалізації автоматичного призначення пенсії (без додаткового звернення) за фактом настання пенсійного віку.
Скановані копії паперових трудових книжок можуть подаватися роботодавцем або самим працівником.
Відомості про трудову діяльність обліковуються у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Електронна трудова: запитання-відповіді
1. Які терміни процесу оцифрування трудових книжок?
-Закон України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” передбачає, що відсутні відомості про трудову діяльність працівників включаються Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр застрахованих осіб) з паперових трудових книжок на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою, протягом п’яти років.
Тобто процес оцифрування трудових книжок здійснюватиметься протягом 5-ти років.
2. Яка доля чекає в подальшому на паперові трудові книжки?
-Відповідно до Закону України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” за бажанням працівника паперова трудова книжка може вестися і після закінчення п’ятирічного терміну.
3. Яка інформація буде міститися в електронній трудовій книжці?
-В електронній трудовій книжці буде відображатись уся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки.
4. Хто може подавати інформацію з паперової трудової книжки для внесення даних в електронному вигляді?
-Відомості про трудову діяльність працівника (зокрема, з паперових трудових книжок, довідок тощо) включаються до Реєстру застрахованих осіб на підставі сканованих або оцифрованих копій документів, засвідчених кваліфікованим електронним підписом, поданих роботодавцем або працівником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
5. А яким чином скановані дані переводяться у цифровий формат і хто це робить: сама людина, роботодавець або працівники Фонду?
-Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення скан-копій документів фахівці територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат; здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб.
У результаті формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. Коли трудова книжка оцифрована, то дані про періоди роботи і наявний страховий стаж будуть доступні для перегляду в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Фонду.
6. Як бути з документами про освіту, про народження дітей, про службу в армії?
-Ці документи також скануються і вносяться до електронної трудової книжки, адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб.
7. Що робити з паперовою трудовою книжкою?
-Після внесення до електронної трудової книжки всіх даних оригінал паперових трудових книжок, що зберігаються у роботодавців, видаються працівникам під підпис.
На вимогу працівника роботодавець зобов’язаний і надалі вести паралельно із електронним варіантом паперову трудову книжку, вносити туди записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення.
8. Де і як можна подивитися свою електронну трудову книжку?
-Переглянути наявну інформацію про себе, свій трудовий чи страховий стаж можна в особистому кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (pfu.gov.ua).
Також доступ до електронної трудової книжки забезпечено за допомогою мобільного застосунку “Пенсійний фонд”.
9.Як наявність електронної трудової книжки впливає на процедуру виходу на пенсію?
-Запровадження електронної трудової книжки є передумовою автоматичного призначення пенсії за віком по факту настання події – досягнення пенсійного віку, без необхідності додатково звертатись та особисто відвідувати органи Пенсійного фонду України.
10.Чи можливо вийти на пенсію пізніше?
-Особа має право самостійно обрати, коли призначати пенсію за віком – відразу при досягненні пенсійного віку чи відстрочити час її призначення і таким чином підвищити розмір пенсії.
Для відстрочення особа має повідомити Пенсійний фонд України про свій вибір до досягнення пенсійного віку.
Якщо людина продовжила працювати, або якщо паперова трудова книжка не надавалась для оцифрування і протягом трьох місяців з дня досягнення пенсійного віку її також не надано, то вважається, що людина виявила бажання вийти на пенсію пізніше.
Якщо ж людина не повідомила про свій вибір щодо часу призначення пенсії і в Реєстрі застрахованих осіб наявна інформація про страховий стаж, то пенсія призначається автоматично з наступного дня за днем досягнення пенсійного віку.
